Politique de confidentialité pour les événements en ligne

Mise à jour : décembre 2023

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous, exoIQ GmbH, responsable du traitement des données, Jaffestraße 12, 21109 Hambourg, Allemagne (ci-après « ExoIQ », « nous », « notre ») traitons les informations vous concernant en tant que participant à l'événement en ligne consacré à la démonstration du produit exoIQ – exosquelette d'épaule S700 (ci-après « événement en ligne »).

Nous vous communiquons la présente déclaration de confidentialité car ExoIQ traite des informations vous concernant qui constituent des données à caractère personnel, et ExoIQ accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et de votre vie privée.

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1. Obligation de confidentialité

Les données à caractère personnel désignent toutes les informations relatives à la situation personnelle ou matérielle d'une personne identifiée ou identifiable. En principe, nous utilisons vos données à caractère personnel exclusivement dans le respect des lois applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données de l'UE (ci-après « RGPD »), et uniquement de la manière décrite dans la présente déclaration de confidentialité. Nous nous réservons toutefois le droit d'utiliser ces données à d'autres fins, dans la mesure où cela est autorisé ou prescrit par la loi, ou nécessaire pour faciliter des enquêtes judiciaires ou criminelles. Dans ce cas, nous vous informerons à nouveau de ce traitement supplémentaire des données, dans la mesure où la loi l'exige, et nous vous demanderons votre consentement.

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2. Traitement des données à caractère personnel, finalités et bases juridiques

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2.1 Inscription à l'événement en ligne

Pour participer virtuellement à l'événement en ligne, vous devez d'abord vous inscrire sur la plateforme dédiée. Dans le cadre de cette inscription, vous devez fournir sur la plateforme des données à caractère personnel, à savoir vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre fonction et le nom de votre organisation (ci-après dénommées « données du participant »), afin de pouvoir accéder à l'événement en ligne en vous connectant.

Nous traitons les données fournies lors de votre inscription exclusivement dans le but de permettre votre inscription et votre participation à l'événement en ligne (connexion).

Le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l'exécution de nos obligations contractuelles (art. 6, al. 1, let. b du RGPD et, le cas échéant, § 26 de la BDSG), qui consistent notamment à vous inscrire à l'événement en ligne. La communication de vos données de participant est une condition préalable à votre participation à l'événement en ligne.

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2.2 Déroulement de l'événement en ligne

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a. Envoi des liens vers les événements

Cet événement en ligne se déroulera sous forme d'événement virtuel diffusé en direct. À cette fin, un lien vers l'événement vous sera envoyé au préalable à l'adresse e-mail que vous avez indiquée lors de votre inscription. Ce lien vous redirigera directement vers l'événement en ligne auquel vous vous êtes inscrit(e) au préalable (cf. point 2.1 de la présente déclaration de confidentialité).

Le traitement de vos données repose sur l'exécution de nos obligations contractuelles, qui consistent notamment à vous permettre d'accéder à la plateforme dédiée aux événements (art. 6, al. 1, let. b du RGPD)

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b. Organisation de l'événement et traitement des données techniques

Dans le cadre de l'organisation de cet événement en ligne, nous utilisons Microsoft Teams. Nous utilisons le mode « Réunions d'équipe » de Microsoft Teams. Dans ce mode, nos paramètres Microsoft Teams empêchent toute entrée audio et tout enregistrement vidéo. L'événement n'est en principe pas enregistré.

Par ailleurs, dans le cadre de l'organisation de l'événement en ligne, nous collectons et traitons vos données techniques d'accès, que votre navigateur Internet nous transmet automatiquement pour des raisons techniques afin de permettre la mise à disposition de la plateforme de l'événement. Selon le protocole d'accès utilisé, l'enregistrement de données contient des informations générales comprenant les éléments suivants : vos données de session (comportement de l'utilisateur, durée de la visite), votre adresse IP abrégée ou non, la version de votre navigateur, votre système d'exploitation, vos paramètres spécifiques au site web.

La base juridique du traitement de vos données réside dans l'exécution de nos obligations contractuelles, qui consistent notamment à mettre à votre disposition la plateforme événementielle dotée des fonctionnalités nécessaires et à permettre l'inscription et le déroulement de l'événement en ligne (art. 6, al. 1, let. b du RGPD), ou dans la sauvegarde de nos intérêts légitimes (art. 6, al. 1, let. f du RGPD), qui consistent notamment à vous permettre d'utiliser la plateforme événementielle dans un format convivial.

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c. Fonction Q&A

Pendant l'événement en ligne, les participants ont la possibilité de poser des questions par écrit dans la fenêtre « Questions-réponses ». En arrière-plan, votre question, accompagnée de votre nom, sera transmise à la régie ou à l'intervenant, ou recevra une réponse directe de la part d'un membre de l'équipe. Votre question ne sera pas visible par les autres participants. Si, par manque de temps, il n'est pas possible de répondre à la question pendant l'événement en ligne, celle-ci ainsi que la réponse seront traitées après l'événement.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel réside dans l'exécution de nos obligations contractuelles (art. 6, al. 1, let. b du RGPD et, le cas échéant, § 26 de la BDSG), qui consistent notamment à mettre à votre disposition la fonction « Questions-réponses ». La communication de votre question et de votre nom est une condition préalable à l'utilisation de la fonction « Questions-réponses ».

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d. Traitement des données par Microsoft

Microsoft Teams est un service proposé par la société européenne Microsoft Ireland Operations Limited, sise One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlande, une filiale de Microsoft Corporation dont le siège social est situé aux États-Unis. Nous avons contractuellement engagé Microsoft à respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD) par le biais d'un accord dit de traitement des données (ATD) (voir également le point 3 ci-dessous).

Veuillez noter que Microsoft traite vos données à caractère personnel lorsque vous vous inscrivez directement auprès de Microsoft via un compte utilisateur pour utiliser des services Microsoft, tels que Microsoft Teams. Vous pouvez toutefois également utiliser la plateforme événementielle sans vous inscrire au préalable auprès de Microsoft via un compte utilisateur, en accédant directement à la plateforme événementielle via le lien que nous vous avons envoyé. Par ailleurs, Microsoft se réserve le droit de traiter les données client collectées dans le cadre de l'utilisation des services Microsoft à des fins commerciales légitimes propres. Nous n'avons aucune influence sur ces traitements de données effectués par Microsoft. Dans la mesure où Microsoft Teams traite des données à caractère personnel en lien avec l'enregistrement de comptes d'utilisateur ou à des fins commerciales légitimes, Microsoft est le responsable indépendant de ces activités de traitement des données et, à ce titre, est tenu de respecter toutes les dispositions applicables en matière de protection des données. Si vous avez besoin d'informations sur le traitement effectué par Microsoft, nous vous invitons à consulter les déclarations de confidentialité correspondantes de Microsoft, disponibles via le lien suivant : https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.

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e. Envoi d'informations

Nous utilisons vos données de participant afin de vous envoyer par e-mail, après l'événement en ligne, des informations complémentaires concernant celui-ci, notamment les documents de présentation.

Le traitement de vos données repose sur l'exécution de nos obligations contractuelles, qui consistent notamment à vous envoyer par e-mail des informations relatives à l'événement en ligne (art. 6, al. 1, let. b du RGPD).

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3. Transmission de données à caractère personnel

Nous ne vendrons pas, ne transmettrons pas ni ne divulguerons vos données à caractère personnel à des tiers, à l'exception des personnes mentionnées dans la présente politique de confidentialité. Dans le cadre de nos activités, vos données à caractère personnel peuvent être consultées ou transmises aux catégories de destinataires suivantes, dans la mesure où cela est nécessaire à l'organisation et au déroulement de l'événement en ligne :

• notre personnel (y compris le personnel, les services ou les autres sociétés du groupe TTS) ; et

• nos fournisseurs de systèmes informatiques, nos fournisseurs de services cloud, nos fournisseurs de bases de données et nos consultants.

ExoIQ fait parfois appel à des prestataires externes pour le traitement de vos données à caractère personnel, lesquels agissent en tant que sous-traitants (art. 4, point 8, du RGPD). Ces prestataires externes nous assistent notamment dans l'exploitation technique et l'assistance, la gestion des données, la mise à disposition et la fourniture de services, le marketing et l'analyse du site web. Les prestataires mandatés par ExoIQ traitent vos données exclusivement conformément à nos instructions. ExoIQ reste responsable de la protection de vos données, qui est garantie par des dispositions contractuelles strictes, des mesures techniques et organisationnelles ainsi que des contrôles complémentaires effectués par nos soins.

Dans le cadre de cet événement en ligne, nous faisons notamment appel aux prestataires de services externes suivants en tant que sous-traitants au sens de l'article 4, point 8, du RGPD :

• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlande, pour la mise à disposition et l'utilisation de la plateforme événementielle « Microsoft Teams ».

Les données à caractère personnel peuvent également être traitées d'autres manières et communiquées à des tiers si nous y sommes contraints par la loi – par exemple en vertu d'une décision judiciaire (art. 6, al. 1, let. c du RGPD) – ou si cela est nécessaire pour faciliter des enquêtes criminelles ou judiciaires ou d'autres enquêtes ou procédures judiciaires en Allemagne ou à l'étranger, ou pour la sauvegarde d'intérêts légitimes (art. 6, al. 1, let. f du RGPD), comme par exemple pour la mise à disposition de contenus, de produits et de services communs du groupe TTS.

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4. Transferts de données vers des pays tiers

En règle générale, nos prestataires externes traitent vos données à caractère personnel au sein de l'UE ou de l'EEE. Les pays tiers sont des pays situés en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE) qui ne disposent pas d'un niveau de protection des données comparable à celui prévu par la législation européenne en matière de protection des données. Dans le cas où vos données à caractère personnel seraient transférées à un prestataire de services établi dans un pays tiers et y seraient traitées, ExoIQ assure la protection de vos données à caractère personnel au moyen de garanties appropriées, telles que la conclusion de clauses types de protection des données. Si vous souhaitez savoir quelles garanties appropriées nous avons mises en place dans un cas particulier, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées au point 7.

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5. Durée de conservation

Nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à votre participation à l'événement en ligne ou, dans la mesure où des délais de conservation légaux plus longs s'appliquent (par exemple, en vertu du Code de commerce et du Code fiscal), pendant la durée de conservation prévue par la loi. Dans de rares cas exceptionnels, vos données peuvent également être conservées au-delà de ces délais, par exemple si leur conservation est nécessaire dans le cadre de l'exercice ou de la défense de droits en faveur d'ExoIQ.

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6. Vos droits en matière de protection des données

Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants, sous réserve des conditions légales applicables :

• Le droit d'accéder aux données à caractère personnel que nous traitons vous concernant et, si vous estimez que ces informations sont inexactes, obsolètes ou incomplètes, d'en demander la rectification ou la mise à jour ;

• le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel ou la limitation de leur traitement à certaines catégories ;

• le droit de s'opposer, en tout ou en partie, au traitement de vos données à caractère personnel ;

• le droit de refuser un canal de communication utilisé à des fins de marketing direct ; et

• le droit de demander la portabilité de vos données, c'est-à-dire que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous soient restituées ou transmises à la personne de votre choix dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et dans le respect de nos obligations de confidentialité.

• Droit d'opposition conformément à l'article 21, paragraphe 1, du RGPD : vous avez également le droit, pour des raisons tenant à votre situation particulière, de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur des intérêts légitimes au sens de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. En cas d'opposition, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice (cf. article 21, paragraphe 1, du RGPD, dit « droit d'opposition restreint »). Dans ce cas, vous devez exposer les motifs de votre opposition, qui découlent de votre situation particulière.

Pour faire valoir vos droits en matière de protection des données, vous pouvez à tout moment nous contacter en mentionnant l'événement en ligne, aux coordonnées indiquées au point 7.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas licite. L'autorité de contrôle compétente pour ExoIQ est le délégué à la protection des données et à la liberté d'information de Hambourg, Ludwig-Erhard-Str 22, 20459 Hambourg, téléphone +49 (0)40/428 54 - 4040, fax : +49 (0)40 /428 54 – 4000, e-mail mailbox@datenschutz.hamburg.de.

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7. Coordonnées

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données mentionnés ci-dessus, veuillez nous en faire part en mentionnant l'événement en ligne aux coordonnées suivantes :

par courrier : exoIQ GmbH

12, rue Jaffestraße

21109 Hambourg

Allemagne

par e-mail : datenschutz@tts-company.com.

Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données en utilisant ces coordonnées et en ajoutant la mention « délégué à la protection des données ».

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8. Réserve de modification

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité dans le respect des dispositions légales. Cela peut s'avérer nécessaire, par exemple, pour se conformer à de nouvelles dispositions légales, pour tenir compte de changements organisationnels ou en raison d'évolutions techniques (par exemple de la part de l'un de nos prestataires de services). Nous vous informerons de toute modification apportée à la présente déclaration de confidentialité et traiterons vos données à caractère personnel à tout moment conformément à la version de la déclaration de confidentialité en vigueur au moment de la collecte de ces informations.

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